Home / Je werking / Ouders / Administratieve documenten

 

Ouders

Administratieve documenten

 

In de samenwerking met ouders zijn er ook een aantal administratieve verplichtingen. Het gaat om

 

1. Huishoudelijk reglement

2. Schriftelijke overeenkomst

3. Inlichtingenfiche

4. Aanwezigheidsregister

 

❶ Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement geldt voor alle ouders.

Het bundelt alle gegevens, regels en informatie over jouw opvang die gelden voor al je ouders. In het huishoudelijk reglement staat onder andere algemene informatie, informatie over het beleid in de kinderopvang, het prijsbeleid, de betalingswijze, ...

 

Dit document zorgt voor een duidelijke communicatie tussen jou en de ouders. Je laat het huishoudelijk reglement voor ontvangst en kennisneming tekenen door de ouders. Zorg ervoor dat het huishoudelijk reglement beschikbaar is voor elke geïnteresseerde. Je kan het bv. op je website plaatsen of het op vraag ter beschikking stellen.

 

Wettelijke voorwaarden

  Elke organisator (groeps- en gezinsopvang) heeft een huishoudelijkreglement.

  Dit bevat alle noodzakelijke info zoals in het Vergunningsbesluit opgenomen (ziehulpmiddelen).

  Het wordt ondertekend door de contracthouder (meestal de ouder) voor ontvangst enkennisneming.

  Alle wijzigingen in het nadeel van de ouders worden twee maanden voor de wijziging meegedeeld. De wijziging wordt voorgelegd aan de ouder ter ondertekening voor ontvangst enkennisgeving.

  De bepalingen van het huishoudelijk reglement zijn raadpleegbaar voor elke geïnteresseerde.

Hulpmiddelene

  Leidraad huishoudelijkreglement

  Model huishoudelijkreglement

  Model huishoudelijk reglement schoolkind

  Brochure Huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst

 

❷ Schriftelijke overeenkomst

De schriftelijke overeenkomst is op maat van individuele gezinnen.

Het is een contract dat je afsluit met de ouders voor de opvang van hun kind, het regelt de rechten en plichten van beide partijen. Je spreekt onder andere af welke prijs het gezin moet betalen, hoe vaak en wanneer het kind zal komen en wat de andere afspraken zijn over de opvang van het kind. De specifieke afspraken in het contract kunnen verschillen per gezin. Je laat de schriftelijke overeenkomst tekenen voor akkoord.

 

Wettelijkevoorwaardene

  Elke organisator (groeps- en gezinsopvang) heeft een schriftelijke overeenkomst met elke oudere

  Dit bevat alle noodzakelijke info zoals in het Vergunningsbesluit opgenomen (ziehulpmiddelen)

  Het opvangplan (een verplicht onderdeel) wordt opgemaakt in onderling akkoord met de contracthouder

  Het wordt ondertekend door de contracthouder (meestal de ouder) voorakkoord

  Het bevat gelijkwaardigeopzetmodaliteiten

  Het verwijst naar het huishoudelijk reglement

Hulpmiddelene

  Leidraad schriftelijke overeenkomst

  Model schriftelijke overeenkomst

  Model schriftelijke overeenkomst schoolkind

  Brochure Huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst

 

❸ Inlichtingenfiche

Voor elk opgevangen kind heb je een actuele inlichtingenfiche in de opvang.

Dit is belangrijk voor de veiligheid van het kind.

De fiche bevat volgende informatie:

  de identificatiegegevens van het kind en de ouders;

  de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts;

  de specifieke aandachtspunten onder meer over de gezondheid of de manier van omgaan met het kind;

  de personen die het kind mogen ophalen.

Omdat de inlichtingenfiche persoonlijke gegevens van de kinderen bevat vraag je de uitdrukkelijke toestemming aan de ouder(s) om deze gegevens te verwerken in het  kader van het naleven van de vergunningsvoorwaarden  (zoals bv. bij controle door Zorginspectie).

 

Wettelijkevoorwaardene

  Elke organisator (groeps- en gezinsopvang) heeft een inlichtingenfiche van elk kind in deopvang.

  Dit bevat alle noodzakelijke info zoals in het Vergunningsbesluit opgenomen (ziehulpmiddelen).

  Inlichtingenfiches kunnen op ieder moment geraadpleegd worden in de locatie door verantwoordelijke en betrokken kinderbegeleider. Voor de anderen is dit beschikbaar op vraag.

 

Hulpmiddelen

Brochure aanwezigheidsregister en inlichtingenfiche

 

 

❹ Aanwezigheidsregister

Dit is een document waarbij je de aankomst- en vertrektijd van elk opgevangen kind registreert. De gezinnen bevestigen elektronisch (vb. als je een elektronisch systeem hebt met toegangsbadges) of schriftelijk (je kiest zelf met welke frequentie: dagelijks, wekelijks, ...) elke aanwezigheid van hun kind.

 

Wettelijkevoorwaardene

  De aankomst en vertrektijd van elk kind moet geregistreerd worden.

•   Gezinnen bevestigen schriftelijk of elektronisch.

Bewaar het register gedurende 12 maanden zodat Zorginspectie of Kind en Gezin ze kan bekijken.

 

Hulpmiddelen

Brochure aanwezigheidsregisteren inlichtingenfiche

 

 

 

Je kan ons bereiken via deze weg:

T 0479 02 86 30

info@topzet.be