In de samenwerking met ouders zijn er ook een aantal administratieve verplichtingen. Het gaat om
Het huishoudelijk reglement geldt voor alle ouders.
Het bundelt alle gegevens, regels en informatie over jouw opvang die gelden voor al je ouders. In het huishoudelijk reglement staat onder andere algemene informatie, informatie over het beleid in de kinderopvang, het prijsbeleid, de betalingswijze, ...
Dit document zorgt voor een duidelijke communicatie tussen jou en de ouders. Je laat het huishoudelijk reglement voor ontvangst en kennisneming tekenen door de ouders. Zorg ervoor dat het huishoudelijk reglement beschikbaar is voor elke geïnteresseerde. Je kan het bv. op je website plaatsen of het op vraag ter beschikking stellen.
Wettelijke voorwaarden
Elke organisator (groeps- en gezinsopvang) heeft een huishoudelijkreglement.
Dit bevat alle noodzakelijke info zoals in het Vergunningsbesluit opgenomen (ziehulpmiddelen).
Het wordt ondertekend door de contracthouder (meestal de ouder) voor ontvangst enkennisneming.
Alle wijzigingen in het nadeel van de ouders worden twee maanden voor de wijziging meegedeeld. De wijziging wordt voorgelegd aan de ouder ter ondertekening voor ontvangst enkennisgeving.
De bepalingen van het huishoudelijk reglement zijn raadpleegbaar voor elke geïnteresseerde.
Hulpmiddelene
Leidraad huishoudelijkreglement
Model huishoudelijkreglement
Model huishoudelijk reglement schoolkind
Brochure Huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst
De schriftelijke overeenkomst is op maat van individuele gezinnen.
Het is een contract dat je afsluit met de ouders voor de opvang van hun kind, het regelt de rechten en plichten van beide partijen. Je spreekt onder andere af welke prijs het gezin moet betalen, hoe vaak en wanneer het kind zal komen en wat de andere afspraken zijn over de opvang van het kind. De specifieke afspraken in het contract kunnen verschillen per gezin. Je laat de schriftelijke overeenkomst tekenen voor akkoord.
Wettelijkevoorwaardene
Elke organisator (groeps- en gezinsopvang) heeft een schriftelijke overeenkomst met elke oudere
Dit bevat alle noodzakelijke info zoals in het Vergunningsbesluit opgenomen (ziehulpmiddelen)
Het opvangplan (een verplicht onderdeel) wordt opgemaakt in onderling akkoord met de contracthouder
Het wordt ondertekend door de contracthouder (meestal de ouder) voorakkoord
Het bevat gelijkwaardigeopzetmodaliteiten
Het verwijst naar het huishoudelijk reglement
Hulpmiddelene
Leidraad schriftelijke overeenkomst
Model schriftelijke overeenkomst
Model schriftelijke overeenkomst schoolkind
Brochure Huishoudelijk reglement en schriftelijke overeenkomst
Voor elk opgevangen kind heb je een actuele inlichtingenfiche in de opvang.
Dit is belangrijk voor de veiligheid van het kind.
De fiche bevat volgende informatie:
de identificatiegegevens van het kind en de ouders;
de bereikbaarheidsgegevens van de ouders en de behandelende arts;
de specifieke aandachtspunten onder meer over de gezondheid of de manier van omgaan met het kind;
de personen die het kind mogen ophalen.
Omdat de inlichtingenfiche persoonlijke gegevens van de kinderen bevat vraag je de uitdrukkelijke toestemming aan de ouder(s) om deze gegevens te verwerken in het kader van het naleven van de vergunningsvoorwaarden (zoals bv. bij controle door Zorginspectie).
Wettelijkevoorwaardene
Elke organisator (groeps- en gezinsopvang) heeft een inlichtingenfiche van elk kind in deopvang.
Dit bevat alle noodzakelijke info zoals in het Vergunningsbesluit opgenomen (ziehulpmiddelen).
Inlichtingenfiches kunnen op ieder moment geraadpleegd worden in de locatie door verantwoordelijke en betrokken kinderbegeleider. Voor de anderen is dit beschikbaar op vraag.
Hulpmiddelen
Brochure aanwezigheidsregister en inlichtingenfiche
Dit is een document waarbij je de aankomst- en vertrektijd van elk opgevangen kind registreert. De gezinnen bevestigen elektronisch (vb. als je een elektronisch systeem hebt met toegangsbadges) of schriftelijk (je kiest zelf met welke frequentie: dagelijks, wekelijks, ...) elke aanwezigheid van hun kind.
Wettelijkevoorwaardene
De aankomst en vertrektijd van elk kind moet geregistreerd worden.
• Gezinnen bevestigen schriftelijk of elektronisch.
Bewaar het register gedurende 12 maanden zodat Zorginspectie of Kind en Gezin ze kan bekijken.
Hulpmiddelen
Brochure aanwezigheidsregisteren inlichtingenfiche
Je kan ons bereiken via deze weg:
T 0479 02 86 30
infopunt@mentesvzw.be